Hvorfor kigge på mailkulturen?

Der er meget på spil, når vi mailer professionelt:

Værdifuld arbejdstid – undersøgelser viser, at en kontoransat medarbejder bruger omkring ½ time hver dag på overflødige mails. Det koster – både tid og penge. Ved 20 minutters spildtid hver dag koster det arbejdspladsen 2.000 kr. pr. medarbejder om måneden – eller 20.000 kr. hver måned ved bare 10 ansatte (med en timeløn på 300 kr.) + nedgang i effektivitet og produktivitet.

Arbejdsmiljøet – ikke-gennemarbejdede mails fører let til misforståelser og konflikter. Det er svært at kommunikere på skrift, især mellem forskellige fag- og funktionsgrupper. Og hvis mailkulturen oven i købet lægger op til at sende og besvare mails i ferier og fritid, bliver mailen en stor potentiel stressfaktor. Omkring 1/3 af tilfældene på stressklinikker skyldes, at vi er ”på” hele tiden.

Arbejdsindsatsen – det tager omkring ½ minut bare at forholde sig til, om en mail er relevant eller ej. Og 20-30 minutter ved hver afbrydelse at finde tilbage til samme, dybe koncentrationsniveau. Derfor betyder mange mails også let mange fejl – og ikke kun i forbindelse med mailkommunikationen.

Omdømme/brand – lever vores mails op til det, vi gerne vil være kendt for? Hver gang vi sender en mail ud af huset, følger omdømmet med. Ude af huset betyder ude af kontrol, for mails kan sendes videre. Og bliver det. Hvad vil det betyde for virksomheden, hvis en eller flere uheldige mails ender på forsiden af Ekstra Bladet eller som bevis i retten? Hvad nu, hvis følsomme oplysninger ender i forkerte hænder? Og kan jeres mails holde i arkivet?

Relationer – bygger vores mails gode relationer til kolleger, kunder og samarbejdspartnere, eller bryder de dem ned? Tonen i en mail opfattes meget forskelligt af forskellige personer, og ødelagte relationer er svære at genopbygge.

Derfor betaler gode mailvaner og omtanke sig på den lange bane.

Gennem workshops, foredrag og online-træning hjælper Lise Evald Hansen jer med at få en bedre mailkultur:

  1. En mailkultur, hvor mails kun sendes til de relevante personer.
  2. En mailkultur med korte, præcise og letlæste mails.
  3. En mailkultur med færre mails og færre misforståelser.
  4. En mailkultur, hvor jeres mails lever op til det, I gerne vil være kendt for.
  5. En mailkultur præget af omtanke og overskud.

Vejen til god mailkultur består af disse produkter:

  1. Analyse af jeres mailkultur
    Få svaret på, hvor galt står det til, og hvor effekten af en indsats vil være størst.
  2. Vejen til god mailkultur – 3 timers workshop
    3 timers workshop med udgangspunkt i Mail-kommunikationens 10 trinTM  – en blanding af kommunikationsviden, journalistiske input, diskussioner, værktøjer og praktiske øvelser.
  3. Online-kursus: ”Vejen til god mailkultur – bedre mailvaner på 10 uger”
    Med udgangspunkt i Mail-kommunikationens 10 trinTM får deltagerne 10 ugers online-træning med øvelser direkte i mailboksen.
  4. Foredrag: ”Vejen til god mailkultur”
    Med udgangspunkt i sin bog ”Vejen til god mailkultur” og i Mail-kommunikationens 10 trinTM ridser Lise Evald Hansen problematikkerne omkring brug af mails op. Hvad skal I tænke over – og hvorfor?